• Birgit Kallenbach

Datenschutz beim Auslagern des Prozesses "Arbeitszeugnisse erstellen" - einfach und unkompliziert!

Ein schneller und dabei sicherer Weg zeugnisrelevante Informationen austauschen zu können, ist Grundvoraussetzung für einen reibungslosen Prozess.


Hierzu sei kurz angemerkt, dass nach neustem Stand des Arbeitsrechts (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) vom 14. August 2006 (BGBl. I S. 1897)) ein Arbeitszeugnis lediglich den Namen des Mitarbeiters enthalten muss, wohingegen Geburtsdatum, Wohnort oder Familienstand nicht mehr zeitgemäß sind. Demzufolge ist das Erheben und Verarbeiten von sensiblen personenbezogene Daten nach Definition der EU DSGVO beim Outsourcing-Prozess nicht gegeben.


Eine sozusagen "technikunabhängige" Lösung ist das Pseudonymisieren von Dokumenten. Nach wie vor mögliche und EU DSGVO konform, ist der Austausch über verschlüsselte E-Mails. Viele Unternehmen nutzen allerdings zunehmend innovative Medien für den Austausch, wie z. B. eine eigene Intranetlösung oder den MS SharePoint.

Wir als Outsourcing-Partner bieten zudem die Datenübermittlungen über den Dienstleister DRACOON an.



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       outsourcing arbeitszeugnisse

Das Kerngeschäft von move service ist die Durchführung des reibungslosen Outsourcings von Arbeitszeugnissen für Unternehmen und Konzerne. Wir gestalten mit unseren Kunden einen passenden Prozess, der im Unternehmen einen effizienten Ablauf garantiert. Bei der Umsetzung legen wir besonderen Wert auf inhaltliche und formale Qualität. Datenschutz, Vertraulichkeit und der Umgang mit personenbezogenen Daten nach EU DSGVO sind für uns selbstverständlich.

Arbeitszeugnisse schreiben ist keine Wissenschaft, benötigt jedoch dezidiertes Wissen, um rechtssichere und qualifizierte Arbeitszeugnisse verfassen zu können. Zudem müssen die Verfasser*innen einen sicheren Umgang mit der deutschen Schriftsprache beherrschen.

Um Ressourcen einzusparen und spezielle Qualifizierungsmaßnahmen vermeiden zu können, bietet sich das Outsourcing von Arbeitszeugnissen an. Das Auslagern des Themas Arbeitszeugnisse mit move service ist kosteneffizient und unkompliziert. Wir schreiben individuelle und qualifizierte Arbeitszeugnisse in deutscher und englischer Sprache ohne Verwendung von Zeugnisgeneratoren. Unsere bilingualen Mitarbeiter*innen verwenden beim Bearbeiten von Arbeitszeugnissen rechtssichere Textbausteine und kombinieren diese mit den individuellen Anmerkungen der Führungskräfte. So entstehen Zeugnisse, die einerseits innerhalb eines Unternehmens vergleichbar sind und andererseits individuelle Stärken und besondere Leistungen Einzelner beschreiben und bewerten. Darüber hinaus bieten wir Personalabteilungen und Betriebsräten umfassende Beratung und Training zum Thema Arbeitszeugnisse an. Neben der gemeinsamen Erarbeitung möglicher interner Prozesse zur Zeugnisabwicklung werden inhaltliche Aspekte beleuchtet und diskutiert. Hierzu gehört u. a. auch die qualifizierte Interpretation von Arbeitszeugnissen für z. B. Rekrutierungsmaßnahmen.